Connaissez-vous la loi Pareto ? Le fameux “80/20” qui stipule que 80% de nos actions ne ramènent que 20% des résultats et inversement ? C’est la matrice de base de la gestion du temps. Elle exprime que, dans notre cas : 80% de nos actions ne nous ramènent que 20% de notre chiffre d’affaire. Mais aussi que 20% de nos actions nous ramènerait 80% de notre chiffre d’affaire. Il y a du tri à faire dans toutes ces actions n’est-ce pas ?

Schéma montrant le principe de Pareto 80/20
Cyrielle Sixt pour The Buildery © 2019

GAGNER DE L’ARGENT AVEC/PAR PLAISIR

Ce serait tellement plaisant de pouvoir gagner sa vie en réalisant uniquement les tâches que l’on aime, nous stimule et nous fait progresser. Seulement ce n’est pas pour tout de suite ! En démarrant une entreprise individuelle, société unipersonnelle ou micro-entreprise, nous allons devoir mettre en place toutes les fondations, brique par brique, pour permettre à notre projet de prendre place, puis de réussir dans le temps. 

Et en tant que solo-entrepreneur, nous devons exécuter une ribambelle de tâches différentes avant de pouvoir en déléguer certaines pour nous concentrer sur nos forces et nos talents. Nous devons commencer en étant pluridisciplinaires : des couteaux-suisses entrepreneuriaux en soi. Comment pouvons-nous organiser notre temps, afin de se rapprocher des 20% de tâches réalisées pour arriver aux 80% de résultats ?


CONNAÎTRE SA PROPRE “MACHINE” POUR L’UTILISER AU MIEUX

Actuellement, seulement 20% de notre temps, notre cerveau est capable de réaliser des tâches exceptionnelles. Et ce sont ces actions-là qui nous différencie. Cela ne veut pas dire que nous devons travailler seulement pendant 20% de notre durée de travail : ce serait beau, mais actuellement impossible. Il faut différencier le temps de préparation (80%) du temps d’exécution pur (20%) dont : la récupération, l’alimentation, la stimulation, la formation, la planification et l’organisation. Ce sont ces tâches intelligentes qui permettent à notre cerveau d’être aussi performant pour abattre la concurrence en satisfaisant au plus haut niveau notre clientèle : en temps, en heures ET en qualité.

Mais ce n’est pas pour autant facile. Cette organisation optimisée du temps et des tâches relève d’une très bonne – voire excellente – connaissance de soi : de ses aptitudes, de sa physiologie et de ses conditionnements. Ces derniers, résultent d’une suite d’actions et d’évènements qui nous ont poussé à adopter certains comportements machinaux comme “croire que ceci est comme cela”, et que faire autrement serait mal ou n’existe pas et ne pourrait exister. Ce sont des réflexes, des mécanismes automatismes qui nous influencent inconsciemment au quotidien, mais qui ne sont pas irréversibles.

Comment pouvons-nous briser ces mécanismes banaux et en construire des nouveaux plus performants ? Quels sont ces 20% de temps où nous devenons des “génies” ? Ce sont des pics de performances où l’activité neuronale est la plus forte. Des périodes où tout fonctionne rapidement, correctement et clairement. Ces pics d’énergies, mentales et physiques, diffèrent selon les personnes, car chacun possède des niveaux d’énergie basés sur des facteurs internes et externes différents. D’où l’intérêt d’apprendre à se connaître ! Mais aussi d’en savoir plus sur ces fameux pics de performances afin de mieux organiser et construire notre Planning de Travail Autonome. Une meilleure connaissance de son modèle physiologique et de ces montées d’activité cognitives vont nous permettre de réaliser les bonnes tâches aux bons moments et être productifs-ves.


GAGNER EN QUALITÉ GRÂCE À NOS PICS DE PERFORMANCES

L’augmentation progressif et le cumul d’heures de travail ne garantit en rien leur performance. Chaque journée se découpe en périodes qui ne se ressemblent pas. Daniel H. Pink, auteur de “Quand : les secrets scientifiques du timing parfait”, confirme que nos performances varient considérablement tout au long de la journée. Ainsi la création de planning de travail optimal dépend des plages horaires quotidiennes : du type de tâche mais aussi de sa classe. En toute évidence, nous devons organiser et réaliser les bonnes choses au bon moment. Nous pouvons, de cette manière, compacter plus de travail dans tout autant d’heures travaillées sans pression supplémentaire, grâce à l’optimisation des pics de performances. Réalisons alors le plus de tâches possibles dans ces durées de travail optimales. Mais pas n’importe quelles tâches.

Schéma la courbe de l'activité neuronale humaine
La courbe moyenne de l’activité neuronale du cerveau humain
Cyrielle Sixt pour The Buildery © 2019

De nombreuses études ont cherché à cartographier ces augmentation de performance dans le corps et le cerveau humain. Ce sont des cycles entre 90 et 120 minutes qui vacillent entre activité faible et activité intense, comme une courbe sinusoïdale naturellement régulière et infinie. Ce sont des chercheurs du sommeil, comme Nathaniel Kleitman qui se sont penchés sur le schéma de l’activité cérébrale. Cependant, il existe deux types de pic de performance, produit dans deux contextes radicalement opposés : l’intensité cérébrale comme période propice à la concentration et basse fréquence cérébrale induisant la fatigue. 


OPTIMISER SA CONCENTRATION & SA CRÉATIVITÉ

Hors du champs du pic de performance “standard” relevé lors du sommet de la courbe de cycle de performance, nous observons que la performance se découpe en deux objectifs distincts : la concentration (haute) et la créativité (basse). Des recherches ont d’ailleurs démontrées que la fatigue seraient enclin à produire un pic de créativité, à défaut d’un dynamisme cérébral. Si la concentration occulte une grande partie de l’activité neuronale, la créativité serait la résultante de nouveaux moyens de réfléchir et de penser qui se mettent en place naturellement lorsque l’activité cérébrale est, justement, faible. 

Notre cerveau chercherait alors, mécaniquement, de nouvelles méthodes et de nouveaux chemins vers les solutions à nos problèmes et questionnements. Comme quoi, réaliser un brainstorming pendant un coup de barre juste après la pause déjeuner ne serait pas complètement stupide ! En revanche, assister à une réunion, un séminaire ou un cours théorique le serait.

  • PIC DE CONCENTRATION = Améliore les performances analytiques, les techniques, de structuration, de convergence, d’audit, de focalisation et de correction. Astuce : à exploiter particulièrement pour les tâches périlleuses, les tâches précises et les tâches difficiles.
  • PIC DE CRÉATIVITÉ = Améliore les performances d’illustration, de divergence, de brainstorming, créatives, imaginatives, communicatives, d’innovation. Astuce : à exploiter particulièrement pour les tâches globales et les tâches  désagréables.

REPRENDRE LE CONTRÔLE DE SON TEMPS DE TRAVAIL

Les pics de productivité (incluant concentration et créativité) semblent arriver au même moment de la journée, peu importe le fuseau horaire. Ils suivent le rythme du soleil entre la nuit et le jour et non pas l’espace temporel en lui même. Alors, lorsqu’un de vos clients souhaitera organiser un brief ou un point, ce sera à vous de définir l’heure en fonction de la nature du travail à réaliser et les compétences qu’il seront attendues de vous. Pas l’inverse. Vos clients ne savent pas comment, ni quand vous travaillez le mieux. Et ils ne cherchent pas à le savoir, ils veulent juste que le travail soit fait, et BIEN fait. Alors prenez le contrôle, expliquez-leur que vous allez faire le meilleur de vous …  Mais pas quand ILS le veulent.

Lors de la planification de vos tâches, vous allez devoir penser d’abord à VOUS. Pas à vos clients, pas à ce que les autres font. Car en pensant d’abord à votre propre personne, vous allez naturellement optimiser “la machine”. Celle qui a permis d’acquérir des connaissances, des compétences et un savoir-faire unique.  Celle pour qui vos clients ont payé pour obtenir des réponses, des solutions, des résultats, du rêve.


UN OUTIL DE GESTION DU TEMPS PERSONNALISÉ

Au travers de ces deux observations scientifiques, nous allons construire un planning de travail autonome réellement efficace. Exit les règles standardisées et les calques sur la routine des autres. Qui pense encore que nous nous ressemblons tous ? Balayons la multiplication des outils qui sont “censés-faire-gagner-du-temps” alors que nous consommons ce gain de temps sur leur programmation et la gestion de ces mêmes “smart-app”. Qui a envie de passer des heures à “jouer” sur des applications de “smart-timer” et autres plateformes de productivité complexes et absolument pas autonomes et automatisés ? 

Il va falloir pour cela apprendre à segmenter les types d’actions que nous réalisons lors de notre temps de travail. A penser “tâche par tâche”, à focuser sur un type d’action et ne pas s’éparpiller. Puis à vous connaître VOUS. Savoir ce qui fonctionne le mieux pour vous et le moins bien. Vous êtes prêt à devenir une machine à réussite ?


Et si on créait notre propre planning de travail personnalisé :